まずはしっかりと準備を

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オフィス移転は頻繁にあることではないから、一連の流れをマニュアル化している企業は少ないでしょう。だから、期日が迫ってから対応したのではドタバタしてしまい、失敗につながってしまうリスクがあります。スムーズな対応ができずに日数がかかってしまえば、それだけコストもどんどん増えてしまいます。ではあまり経験しないオフィス移転を成功させるには、どうすればいいのでしょうか。まず初めに行いたいのは、スケジュール作成です。会社の規模により、準備に必要となる日数が違ってきます。大規模な企業なら最低でも1年程度前から、中小企業なら8か月前程度から行動を起こさなければスムーズなオフィス移転には繋がりません。スケジュールは、移転先物件の選定や荷物の運搬だけを決めれば良いものではありません。現在いる建物が賃貸であれば、立ち退き前に不動産会社に連絡と、原状復帰について確認を済ませる必要があります。

プロに頼んでおまかせするとスムーズ

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慣れないオフィス移転のスケジュールを作るのは、さらに大変です。どんなことを盛り込んでおけば失敗しないか、なかなか分かりにくいでしょう。そんなときには、オフィス移転を専門に取り扱っている会社を利用すれば問題が解決します。コスト削減のためスムーズに作業を完了するのに欠かせないスケジュール作成も、全ておまかせが可能です。新しい移転先を一緒に探すお手伝いまでしてくれる、引っ越しサービスだってあります。専門会社と打ち合わせを行って、決定事項を社内全体に通知しなければなりません。だから、早い段階で依頼するオフィス移転専門会社を選んでおきましょう。引っ越し会社や事務機器販売会社、さらには不動産会社がサービスを提供していることが多いです。場合によっては建設関連の設備会社、内装会社などが引き受けている場合があります。経験が豊富で、オフィスレイアウトの知識に優れていなければ、失敗しないオフィス移転はできません。荷物を運ぶだけなら、自社社員だけでもできるでしょう。

オフィスレイアウトは動線が大事

トラックのおもちゃ

オフィス移転で失敗しやすいのは、移動した後のレイアウトです。机や書類棚、コピー機の位置など適当に配置したのでは使い勝手が悪くなり、業務の効率を悪くしてしまいます。専門家と一緒にオフィスレイアウトを考えますが、このとき大事なのは動線です。部署により、頻繁に使う設備が違ってきます。電話やパソコンなどのオフィス機器が使いやすい近場にあっただけでは不十分で、部署ごとに適した位置に配置しなければなりません。オフィス移転のプロはレイアウト作成に慣れていますが、その部署ごとの細かな特徴は知らないわけですから、提案してくれるのは一般的に使いやすいとされる状態です。だから提案を受けたときにそのまま受け入れるのではなく、きちんと社員で話し合いベストなレイアウトか確認が必要です。

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